De regels voor de bedrijfsvoorheffing, de loonbelasting die als voorschot op de personenbelasting van je werknemers wordt ingehouden, zijn op 1 november 2026 gewijzigd. Daardoor kan het nettoloon van werknemers anders uitvallen dan vandaag. Als werkgever moet je ervoor zorgen dat je loonadministratie de nieuwe berekeningsregels correct toepast. Met een tijdige afstemming met je sociaal secretariaat en je boekhouder houd je de overgang onder controle.

Wat verandert er in grote lijnen?

De wet tot hervorming van de personenbelasting voorziet volgens de samenvatting in een grondige aanpassing van de belastingvrije som. Meer in het bijzonder stijgt de belastingvrije som in verschillende etappes van 10.910 euro naar 15.600 euro in 2030, zodat een groter deel van het inkomen niet langer wordt belast.

Omdat de bedrijfsvoorheffing een voorschot is op die personenbelasting, moeten de tabellen en sleutelformules waarmee lonen worden berekend worden aangepast. Op de website van FOD Financiën vind je per jaar de regels en een sleutelformule voor de berekening van de bedrijfsvoorheffing, bijvoorbeeld voor 2026. Omwille van de nieuwe tabellen verandert het bedrag dat je loonadministratie bij elk loon inhoudt en wijzigt het nettoloon.

Welke werknemers kunnen vooral een ander nettoloon krijgen?

De impact van de hervorming verschilt per gezinssituatie. Uit de samenvatting van de wet blijkt onder meer dat:

• de belastingvrije som voor de eerste twee kinderen ten laste wordt verhoogd
• bepaalde andere toeslagen op de belastingvrije som tijdelijk niet meer worden geïndexeerd in de periode tot 2030
• de toeslag voor een alleenstaande ouder voortaan alleen nog geldt voor de echt alleenstaande ouder, en niet langer voor feitelijk samenwonende ouders
• het huwelijksquotiënt op termijn wordt afgebouwd voor koppels

In de bedrijfsvoorheffing vertalen die wijzigingen zich in andere verminderingen per categorie werknemer. Werknemers met één of twee kinderen ten laste of een erkende status als alleenstaande ouder kunnen daardoor een ander nettoloon krijgen dan vandaag, net als koppels waar één partner bijna het volledige gezinsinkomen verdient.

Hoe pas je je loonadministratie en software veilig aan?

1. Neem contact op met je sociaal secretariaat of loonsoftwareleverancier en vraag vanaf wanneer zij de nieuwe regels voor de bedrijfsvoorheffing in jouw dossiers toepassen.
2. Controleer of zij gebruikmaken van de meest recente regels en sleutelformules die FOD Financiën per jaar publiceert voor de bedrijfsvoorheffing, zoals voor 2026.
3. Vraag testberekeningen voor enkele typische profielen in je onderneming, zoals een alleenstaande met kind, een gehuwd koppel met kinderen en een deeltijdse werknemer.
4. Plan dat jullie de eerste loonrun met de nieuwe regels extra zorgvuldig controleren en spreek af wie eventuele fouten met het sociaal secretariaat of de boekhouder opvolgt.

Hoe bereid je de communicatie naar je werknemers voor?

Werknemers merken vooral het bedrag dat op hun rekening komt, niet de onderliggende berekeningsregels. Leg in je communicatie daarom duidelijk de link tussen de hervorming van de personenbelasting en de aangepaste tabellen voor de bedrijfsvoorheffing, zodat werknemers begrijpen waarom hun nettoloon kan wijzigen.

Maak samen met je sociaal secretariaat een korte standaarduitleg per typisch profiel die je kunt meesturen bij de eerste loonbrief met de nieuwe regels. Nodig werknemers die een opvallende wijziging zien uit om hun vragen via de personeelsdienst te stellen, zodat je hun dossier gericht kunt bekijken met je boekhouder.

Stem nu met je boekhouder en je sociaal secretariaat af hoe en wanneer de nieuwe regels voor de bedrijfsvoorheffing in jouw loonadministratie worden toegepast. Zo ben je klaar voor de eerste loonrondes onder het nieuwe systeem en kun je vragen van werknemers gericht beantwoorden.